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Aviso de prácticas de privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN DE SALUD SOBRE USTED, Y CÓMO USTED PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN.

LÉALO DETENIDAMENTE.

Fecha de vigencia: 1 de enero de 2014

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Se brindan servicios de interpretación de idiomas sin costo alguno para usted.

Obligaciones de las entidades cubiertas:

CeltiCare Health Plan of Massachusetts, Inc. es una entidad cubierta, como se define y rige en virtud de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros de Salud de 1996 (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA). La ley requiere que CeltiCare Health mantenga la privacidad de su información de salud protegida (protected health information, PHI). Es nuestra obligación proporcionarle este aviso. Incluye nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad relacionadas con su PHI. Debemos seguir los términos del aviso actual. Le debemos informar si se produce una infracción relacionada con su PHI no asegurada.

Este Aviso describe cómo podemos utilizar y divulgar su PHI.  Describe sus derechos a acceder, cambiar y gestionar su PHI. También le indica cómo ejercer esos derechos.

CeltiCare Health puede cambiar este Aviso.  Nos reservamos el derecho de hacer entrar en vigencia el Aviso revisado o modificado para su PHI que ya tenemos. También podemos hacerlo entrar en vigencia para cualquier PHI que recibamos en el futuro. CeltiCare Health actualizará con prontitud este aviso y se lo proporcionará siempre que haya un cambio significativo a las siguientes secciones que se estipulan en este aviso:

  • Los usos y las divulgaciones
  • Sus derechos
  • Nuestras obligaciones legales
  • Otras prácticas de privacidad estipuladas en el Aviso

Los avisos actualizados estarán en nuestro sitio web y en nuestro Manual para miembros.  También le enviaremos por correo electrónico o correo postal una copia a solicitud.

Usos y divulgaciones de su PHI:

La siguiente es una lista de cómo podemos utilizar o divulgar su PHI sin su permiso o autorización:

  • Tratamiento.  Podemos utilizar o divulgar su PHI a un médico u otro proveedor médico que le brinda tratamiento. Hacemos esto para coordinar su tratamiento entre proveedores. También hacemos esto para ayudarnos con decisiones de autorización previa relacionadas con sus beneficios.
  • Pago. Podemos utilizar y divulgar su PHI para hacer pagos de beneficios por los servicios médicos que recibió. Podemos divulgar su PHI para fines de pago a otro plan médico, a un proveedor médico o a otra entidad. Esto está sujeto a las Reglas federales de privacidad. Las actividades de pago pueden incluir:
    • procesamiento de reclamaciones
    • determinación de calificación o cobertura para reclamaciones
    • emisión de facturación de primas
    • revisión de servicios de necesidad médica
    • llevar a cabo la revisión de reclamaciones para uso
  • Operaciones de atención médica.  Podemos utilizar y divulgar su PHI para llevar a cabo nuestras operaciones de atención médica.  Estas actividades pueden incluir:
    •  prestación de servicios al cliente
    • respuesta a reclamaciones y apelaciones
    • gestión de casos y coordinación de atención
    • revisiones médicas de reclamaciones y otras evaluaciones de calidad
    •  actividades de mejoramiento

En nuestras operaciones de atención médica, podemos divulgar PHI a miembros comerciales. Tendremos acuerdos por escrito para proteger la privacidad de su PHI con estos miembros. Podemos divulgar su PHI a otra entidad que esté sujeta a las Reglas federales de privacidad. La entidad también debe tener una relación con usted para sus operaciones de atención médica. Esto incluye lo siguiente:

  • evaluación de la calidad y actividades de mejoramiento
    • revisión de la competencia o las calificaciones de los profesionales médicos
    • gestión de casos y coordinación de atención
    • detección o prevención del fraude y del abuso en la atención médica.
  • Recordatorios de citas/Alternativas de tratamiento.  Podemos utilizar y divulgar su PHI para recordarle una cita para tratamiento y atención médica con nosotros. También podemos utilizarla o divulgarla para darle información sobre alternativas de tratamiento. Igualmente, podemos utilizarla o divulgarla para otros beneficios y servicios relacionados con la salud. Por ejemplo, información sobre cómo dejar de fumar o bajar de peso.
  • Según lo exija la ley. Si las leyes federales, estatales y/o locales exigen un uso o divulgación de su PHI, podemos utilizar o divulgar su PHI. Hacemos esto cuando el uso o la divulgación cumple con la ley. El uso o la divulgación se limita a los requisitos de la ley.  Puede haber otras leyes o normas que discrepen. Si esto ocurre, cumpliremos con las leyes o regulaciones más restrictivas.
  • Actividades de salud pública. Podemos divulgar su PHI a una autoridad de salud pública con el propósito de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades.  Podemos divulgar su PHI a la Administración de Alimentos y Medicamentos (Food and Drug Administration, FDA). Podemos hacer esto para garantizar la calidad, seguridad o eficacia de productos o servicios bajo el control de la FDA.
  • Víctimas de abuso y negligencia. Podemos divulgar su PHI a una autoridad gubernamental local, estatal o federal. Esto incluye servicios sociales o una agencia de servicios de protección autorizada por ley para tener estos informes. Haremos esto si tenemos una creencia razonable de abuso, abandono o violencia doméstica.
  • Procedimientos judiciales y administrativos. Podemos divulgar su PHI en procedimientos judiciales y administrativos. También podemos divulgarla en respuesta a lo siguiente:
    • una orden de un tribunal
    • un tribunal administrativo
    • una notificación
    • una citación
    • una orden judicial
    • una solicitud de descubrimiento
    • una solicitud legal de naturaleza similar.
  • Cumplimiento de la ley. Podemos divulgar su PHI relevante a agentes de la ley cuando se requiera que lo hagamos. Por ejemplo, en respuesta a:
    • una orden judicial
    • una orden de allanamiento del tribunal
    • una notificación
    • una citación emitida por un funcionario judicial
    • una notificación de jurado de acusación.

También podemos divulgar su PHI relevante para identificar o ubicar a un sospechoso, fugitivo, testigo esencial o persona desaparecida.

  • Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias. Podemos divulgar su PHI a un médico forense o examinador médico.  Esto podría ser necesario, por ejemplo, para determinar la causa de muerte.  También podemos divulgar su PHI a directores de funerarias, según sea necesario, para que puedan llevar a cabo sus deberes.
  • Donación de órganos, ojos y tejidos. Podemos divulgar su PHI a organizaciones de adquisición de órganos. También podemos divulgar su PHI a los que trabajan en adquisición, banca o trasplante de:
    • órganos cadavéricos
    • ojos
    • tejidos
  • Amenazas a la salud y seguridad.  Podemos utilizar o divulgar su PHI si creemos, de buena fe, que es necesario para prevenir o reducir una amenaza grave o inminente. Esto incluye amenazas a la salud o seguridad de una persona o del público.
  • Funciones gubernamentales especializadas.  Si usted es un miembro de las fuerzas armadas de EE. UU., podemos divulgar su PHI según lo requieran las autoridades de comando militar.  También podemos divulgar su PHI:
    • a funcionarios federales autorizados para seguridad nacional
    • a actividades de inteligencia
    • al Departamento de Estado para determinaciones de idoneidad médica
    • para servicios de protección del Presidente u otras personas autorizadas
  • Compensación de los trabajadores. Podemos divulgar su PHI para cumplir con leyes relacionadas con la compensación de trabajadores u otros programas similares, establecidos por la ley. Estos son programas que dan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo sin tener en cuenta culpa.
  • Situaciones de emergencia. Podemos divulgar su PHI en una situación de emergencia o si usted no puede responder o no está presente. Esto incluye a un familiar, amigo cercano, agencia autorizada de asistencia en caso de desastres o cualquier otra persona sobre la que usted nos informó.  Utilizaremos criterio y experiencia profesional para decidir si la divulgación es lo mejor para usted.  Si es lo mejor para usted, solo divulgaremos la PHI que sea directamente relevante a la participación de la persona que lo cuida.
  • Investigación. En algunos casos, podemos divulgar su PHI a investigadores cuando se haya aprobado su estudio de investigación clínica. Ellos deben tener garantías establecidas para garantizar la privacidad y protección de su PHI.

Acuerdo verbal para los usos y la divulgación de su PHI:

Podemos tomar su acuerdo verbal para utilizar y divulgar su PHI a otras personas. Esto incluye a familiares, amigos cercanos o cualquier otra persona que usted identifique. Usted puede objetar el uso o la divulgación de su PHI en el momento de la solicitud. Puede darnos su acuerdo u objeción verbal por adelantado. También nos la puede dar en el momento del uso o la divulgación.  Limitaremos el uso o la divulgación de su PHI en estos casos. Limitamos la información a lo que es directamente relevante a la participación de la persona en su tratamiento o pago de atención médica.

Podemos tomar su acuerdo u objeción verbal para utilizar y divulgar su PHI en una situación de desastre. Se la podemos dar a una entidad autorizada para asistencia en desastres. Limitaremos el uso o la divulgación de su PHI en estos casos. Se limitará a informar a un familiar, representante personal u otra persona responsable de su cuidado sobre su ubicación y condición general. Puede darnos su acuerdo u objeción verbal por adelantado. También nos la puede dar en el momento del uso o la divulgación de su PHI.

Usos y divulgaciones de su PHI que requieren su autorización por escrito:

Tenemos la obligación de obtener su autorización por escrito para utilizar o divulgar su PHI, con pocas excepciones, por las siguientes razones:

  • Venta de la PHI. Solicitaremos su aprobación por escrito antes de que hagamos alguna divulgación que se considere como una venta de su PHI. Una venta de su PHI significa que se nos está pagando por divulgar la PHI de esta manera.
  • Mercadeo. Solicitaremos su aprobación por escrito para utilizar o divulgar su PHI para fines de mercadeo con excepciones limitadas. Por ejemplo, cuando tenemos comunicaciones de mercadeo con usted en persona, o cuando obsequiamos regalos promocionales de valor nominal.
  • Notas de psicoterapia.  Solicitaremos su aprobación por escrito para utilizar o divulgar cualquiera de sus notas de psicoterapia que pudiéramos tener en archivo con excepción limitada. Por ejemplo, para ciertos tratamientos, pagos o para funciones operativas de atención médica.

Todos los otros usos y divulgaciones de su PHI que no se describen en este aviso se harán solo con su aprobación por escrito.  Usted puede retirar su aprobación en cualquier momento. La solicitud de retirar su aprobación se debe hacer por escrito.  La solicitud de retirar su aprobación entrará en vigencia tan pronto como la presente. Hay dos casos en los que no entrará en vigencia tan pronto como lo solicite. El primer caso es cuando ya hemos tomado medidas basándonos en una aprobación pasada. El segundo caso es antes de que hayamos recibido su solicitud por escrito para parar.

Sus derechos:

Los siguientes son sus derechos con respecto a su PHI.  Si desea emplear alguno de los siguientes derechos, comuníquese con nosotros. Nuestra información de contacto aparece al final de este Aviso.

  • Derecho a solicitar restricciones. Usted tiene el derecho de solicitar restricciones para el uso y la divulgación de su PHI para tratamiento, pago u operaciones de atención médica. También puede solicitar divulgaciones a personas involucradas en su atención o en el pago por su atención. Esto incluye a familiares o amigos cercanos.  Su solicitud debe indicar las restricciones que está pidiendo. También debe indicar a quién aplican las restricciones.  No es necesario que estemos de acuerdo con esta solicitud.  Si la aceptamos, cumpliremos con su solicitud de restricción. No cumpliremos con ella si la información es necesaria para brindarle tratamiento de emergencia.  Sin embargo, restringiremos el uso o la divulgación de la PHI para pago u operaciones de atención médica a un plan médico cuando usted haya desembolsado el total por el servicio o artículo.
  • Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Usted tiene el derecho de pedirnos que nos comuniquemos con usted acerca de su PHI en otras formas o lugares.  Este derecho solo se aplica si la información podría ponerlo en peligro si no se comunica en otras formas o lugares. Usted no tiene que explicar la razón de su solicitud. No obstante, debe indicar que la información podría ponerlo en peligro si no se hace el cambio.  Debemos cooperar con su solicitud si esta es razonable e indica la otra forma o lugar en el que se debería entregar su PHI.
  • Derecho a acceder y obtener copias de su PHI. Usted tiene el derecho, con excepciones limitadas, de leer u obtener copias de la PHI incluida en un expediente designado.  Puede solicitar que le entreguemos copias en formatos que no sean fotocopias.  Le entregaremos la información en el formato que solicite, a menos que no podamos hacerlo por razones prácticas.  Debe solicitar por escrito el acceso a su PHI.  Si rechazamos su solicitud, le daremos una explicación por escrito. Le indicaremos si las razones del rechazo se pueden revisar. También le diremos cómo solicitar una revisión o si no se puede revisar la denegación.
  • Derecho a cambiar su PHI. Usted tiene el derecho de solicitar que modifiquemos su PHI si cree que tiene la información incorrecta.  Debe presentar su solicitud por escrito.  Debe explicar por qué se debe modificar la información.  Podemos rechazar su solicitud por determinadas razones. Por ejemplo, si nosotros no creamos la información que usted quiere que se modifique y el creador de la PHI puede realizar los cambios. Si rechazamos su solicitud, le daremos una explicación por escrito. Usted puede responder con una declaración de que está en desacuerdo con nuestra decisión. Adjuntaremos su declaración a la PHI que pide que modifiquemos.  Si aceptamos su solicitud de modificar la información, haremos un esfuerzo razonable para informar a otras personas sobre dichos cambios. Esto incluye a las personas que usted indique. También haremos el esfuerzo de incluir los cambios en divulgaciones futuras de esa información.
  • Derecho a recibir un recuento de las divulgaciones. Usted tiene el derecho de obtener una lista de las veces dentro del último período de seis años en el que nosotros o nuestros miembros comerciales divulgaron su PHI.  Esto no se aplica a divulgaciones para fines de tratamiento, pago, operaciones de atención médica o divulgaciones que usted autorizó y ciertas otras actividades. Si solicita esto más de una vez en un período de 12 meses, podemos cobrarle una tarifa razonable basada en el costo por responder a estas solicitudes adicionales. Le daremos más información sobre nuestras tarifas en el momento de su solicitud.
  • Derecho a presentar una queja. Si cree que se han violado sus derechos de privacidad o que hemos infringido nuestras propias prácticas de privacidad, puede presentarnos una queja.  También lo puede hacer por teléfono. Utilice la información de contacto que aparece al final de este Aviso.  También puede presentar su queja por escrito al Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (U.S. Health and Human Services, HHS). Consulte la información de contacto en el sitio web del HHS en www.hhs.gov/ocr.  Si lo solicita, le proporcionaremos la dirección para presentar una queja por escrito al HHS.  NO TOMAREMOS NINGUNA ACCIÓN EN SU CONTRA POR PRESENTAR UNA QUEJA.
  • Derecho a recibir una copia de este Aviso. Usted puede solicitar una copia de nuestro Aviso en cualquier momento. Use la información de contacto mencionada al final de este Aviso.  Si obtiene este Aviso en este sitio web o por correo electrónico, puede solicitar una copia impresa del Aviso.

Información de contacto:

Si tiene preguntas sobre este Aviso, nuestras prácticas de privacidad relacionadas con su PHI o cómo ejercer sus derechos, se puede comunicar con nosotros por escrito. También se puede comunicar con nosotros por teléfono. Utilice la información de contacto que aparece a continuación.

CeltiCare Health
Attn (Atención): Privacy Official (Oficial de privacidad)
200 West St., Suite 250
Waltham, MA 02451
1-855-678-6975
TDD/TTY: 1-866-614-1949